Checklist 21/09/2026 bởi Hải H Nguyễn

Checklist Onboarding Nhân Viên Mới
19 Việc Chia 4 Giai Đoạn Cho Startup

Trả lời nhanh

Bạn vừa tuyển được người, ký xong thoả thuận, và hẹn thứ Hai vào làm. Đa số startup dừng việc chuẩn bị ở đó: "Thứ Hai tới em đến, anh sẽ giới thiệu công ty." Rồi tuần đầu tiên trôi qua với một chiếc laptop chưa cài xong, tài khoản chưa được cấp và người mới ngồi đọc tài liệu cũ. Bài này đưa bạn một checklist onboarding nhân viên mới 19 việc chia 4 giai đoạn, kèm các mốc pháp lý lao động cần nhớ, một ví dụ số để thấy onboarding tệ tốn bao nhiêu tiền, và các lỗi tôi từng gặp ở chính công ty của mình.

Vì sao onboarding hay bị bỏ sót, và cái giá của việc làm sơ sài

Ở giai đoạn đầu, startup bận đến mức mọi việc không trực tiếp tạo doanh thu đều bị đẩy lùi. Onboarding nằm đúng trong nhóm đó, vì nó không có deadline và không ai phàn nàn nếu thiếu, cho đến khi người mới nghỉ. Nhưng chi phí của onboarding sơ sài rất cụ thể, và bạn có thể tính được.

Ví dụ minh hoạ — chi phí khi người mới rời trong thời gian thử việc

Giả sử vị trí có lương chính thức 15.000.000 đồng/tháng. Theo Điều 26 Bộ luật Lao động 2019, lương thử việc tối thiểu 85% lương của công việc đó, tức 15.000.000 × 85% = 12.750.000 đồng/tháng.

Người này làm 2 tháng thì rời đi. Lương đã trả: 12.750.000 × 2 = 25.500.000 đồng.

Giả định phí đăng tin và chi phí tuyển dụng tương đương 1 tháng lương chính thức = 15.000.000 đồng.

Tổng chi phí trực tiếp đã mất: 25.500.000 + 15.000.000 = 40.500.000 đồng. Chưa tính thời gian của người quản lý (giả sử 5 giờ/tuần × 8 tuần = 40 giờ) và 2 tháng roadmap chậm vì vị trí vẫn trống.

Đọc kết quả thế nào: con số 40,5 triệu đồng là chi phí thấp nhất, vì nó chỉ gồm tiền mặt. Phần lớn tổn thất thật nằm ở thời gian chờ tuyển lại và tinh thần đội ngũ. Nếu người mới ở vị trí then chốt như bán hàng hay kỹ thuật, thiệt hại còn lớn hơn nhiều lần. Đó là lý do tôi coi onboarding là khoản đầu tư ngắn hạn có hoàn vốn rõ ràng, không phải thủ tục nhân sự.

Hai điều cần phân biệt ngay từ đầu. Thứ nhất, checklist này dành cho nhân viên mới ở mọi vị trí. Nếu bạn cần lộ trình cho thành viên hội đồng quản trị mới, đó là một quy trình khác, xem onboarding thành viên BOD mới 90 ngày đầu. Thứ hai, nếu bạn đang ở bước tuyển người đầu tiên và cần checklist từ khâu viết mô tả công việc đến ký kết, xem checklist tuyển nhân sự đầu tiên. Bài này bắt đầu từ lúc người đã đồng ý nhận việc.

Checklist onboarding nhân viên mới: 19 việc chia 4 giai đoạn

Mỗi việc dưới đây có một dòng in đậm là hành động, theo sau là lý do và cách làm ngắn. Bạn không cần làm cả 19 việc ở ngày đầu; mục đích của việc chia 4 giai đoạn là để mỗi tuần người mới đều biết bước tiếp theo.

Giai đoạn 1: Trước ngày đầu tiên (6 việc)

Giai đoạn 2: Ngày đầu tiên (4 việc)

Giai đoạn 3: Tuần đầu tiên (4 việc)

Giai đoạn 4: Tháng 1 tới tháng 3 (5 việc)

Bảng mục tiêu 30-60-90 ngày: cách biến kỳ vọng thành kết quả đo được

Việc "nêu rõ kết quả kỳ vọng" ở ngày đầu tiên là chỗ nhiều quản lý làm qua loa nhất. Không có mục tiêu đo được, đến cuối thử việc bạn chỉ có cảm giác thay vì dữ kiện. Bảng dưới đây là ví dụ minh hoạ cho hai loại vị trí phổ biến. Bạn thay số theo công ty của mình, nhưng giữ cấu trúc: mỗi mốc chỉ 2-3 kết quả, mỗi kết quả kiểm chứng được.

MốcNhân viên kinh doanh (ví dụ minh hoạ)Nhân viên kỹ thuật (ví dụ minh hoạ)
30 ngàyNắm được sản phẩm và bảng giá; cùng người đồng hành hoàn thành [10] cuộc gặp khách; ghi đúng thông tin vào CRMCài đặt môi trường làm việc xong; tự sửa được [3] lỗi nhỏ đã được phân loại; hiểu luồng chính của sản phẩm
60 ngàyTự chủ trì [5] cuộc gặp khách; có [2] đề xuất giá gửi đi; tỷ lệ chuyển từ cuộc gặp sang đề xuất đạt [..]%Tự hoàn thành 1 tính năng nhỏ từ thiết kế đến triển khai; viết kiểm thử cho phần của mình
90 ngàyĐạt [..]% chỉ tiêu doanh số của vị trí; có ít nhất [1] hợp đồng do mình chốtNhận trách nhiệm chính một module; tham gia đánh giá mã nguồn cho người khác

Nếu vị trí là kinh doanh, xem cách tính chỉ tiêu ở cách tính KPI nhân viên kinh doanh. Nếu công ty dùng OKR, thuật ngữ OKR giúp bạn ghi mục tiêu 90 ngày theo cùng ngôn ngữ với phần còn lại của công ty. Điểm quan trọng nhất: gửi bảng này cho người mới trước hoặc trong ngày đầu tiên, và cùng họ điều chỉnh nếu thấy quá cao hoặc quá thấp.

Miễn phí · Chapter PDF

Nhận Chapter Miễn Phí Ngay

"7 Sai Lầm Định Giá Startup Phổ Biến Nhất" — chapter trích từ Ebook Cách Định Giá Startup A–Z, gửi ngay về email, hoàn toàn miễn phí.

Nhận trong 60 giây · Không spam · Hủy bất cứ lúc nào

Bảng tra nhanh: các mốc pháp lý khi nhận nhân viên mới

Bảng dưới đây gom các mốc quy định bạn hay cần tra khi onboarding, đối chiếu Bộ luật Lao động 2019 và Luật Bảo hiểm xã hội 2024. Đây là bản tra nhanh; các quy định có thể được hướng dẫn hoặc sửa đổi thêm, nên luôn nhờ kế toán hoặc luật sư xác nhận trên văn bản hợp nhất đang có hiệu lực trước khi áp dụng.

ViệcQuy định tóm lượcCăn cứ
Hình thức hợp đồng lao độngBằng văn bản, 02 bản, mỗi bên giữ 01 bản; hợp đồng dưới 01 tháng có thể giao kết bằng lời nói (trừ một số trường hợp luật loại trừ)Điều 14 Bộ luật Lao động 2019
Thoả thuận thử việcGhi trong hợp đồng lao động hoặc ký hợp đồng thử việc riêngĐiều 24
Thời gian thử việc tối đaKhông quá 180 ngày với người quản lý doanh nghiệp; không quá 60 ngày với vị trí cần trình độ cao đẳng trở lên; không quá 30 ngày với trung cấp, công nhân kỹ thuật, nhân viên nghiệp vụ; không quá 06 ngày làm việc với công việc khác; chỉ thử việc một lần cho một công việcĐiều 25
Lương thử việcDo hai bên thoả thuận, ít nhất 85% lương của công việc đóĐiều 26
Kết thúc thử việcTrong thử việc mỗi bên được huỷ bỏ mà không cần báo trước và không phải bồi thường; khi kết thúc phải thông báo kết quảĐiều 27
Nội quy lao độngTừ 10 người lao động trở lên phải có nội quy bằng văn bảnĐiều 118
Bảo hiểm xã hội bắt buộcMở rộng theo Luật BHXH 2024, gồm người làm việc theo hợp đồng lao động từ đủ 01 tháng trở lên, hiệu lực từ 01/07/2025Luật số 41/2024/QH15

Nếu bạn cần đọc kỹ hơn phần hợp đồng lao động cho startup, đặc biệt các điều khoản bảo mật, không cạnh tranh và sở hữu trí tuệ, xem hợp đồng lao động startup: điều khoản cần có. Bảng ở trên là để tra nhanh, không thay cho việc đọc hợp đồng thật.

Case thật: nhân sự mới tạo giá trị nhanh mới là thứ đáng đo

Tôi từng mắc gần hết các lỗi ở mục dưới, và hai câu chuyện sau là hai lần đắt nhất.

Case thật — ViVi Digital: 7 nhân viên kinh doanh, 5 người tạo doanh thu thấp nhất

Ở ViVi Digital, đội có 7 nhân viên kinh doanh, nhưng 5 trong 7 người tạo ra doanh thu thấp nhất và gây ma sát nội bộ nhiều nhất, vì họ chiều khách quá mức: giảm giá, sửa kịch bản vượt giới hạn, sửa video quá số lần. Khách trung thành và có lợi nhuận nhất lại đến từ 2 người giữ đúng quy trình chuẩn. Chính sách tuyển của tôi đổi sau đó: chỉ tuyển người mới hoàn toàn (đào tạo từ đầu) hoặc người có kinh nghiệm bán sản phẩm chứ không phải dịch vụ. Nhìn từ góc onboarding (đây là nhận định của bài viết, không phải dữ kiện của công ty): quy trình chuẩn cần được viết ra và dạy ngay từ tuần đầu, vì nếu không người mới sẽ học cách làm từ chính khách hàng.

Cũng ở ViVi, khi công ty scale, 10 người ở Hà Nội có lãi ổn định, lên 50 người lợi nhuận không tăng tương xứng, trong khi văn phòng 6 người ở TP.HCM tạo doanh thu bằng cả đội 50 người Hà Nội. Với tôi, đó là bằng chứng rằng tuyển thêm người là đòn bẩy tệ nhất nếu mỗi người mới không nhanh chóng làm việc theo cùng một chuẩn.

Case thật — Canavi: giám đốc sales dày dạn nhưng 5 tháng KPI không đổi

Sau vòng gọi vốn đầu, Canavi tuyển một giám đốc sales dày dạn từ tập đoàn bán lẻ lớn. Sau 5 tháng KPI không đổi, và tôi phải cho người đó nghỉ; doanh số cải thiện ngay sau đó, vì cách làm cũ của tập đoàn không hợp với startup. Lần tuyển sau, với CTO và COO từ các tập đoàn lớn ở Việt Nam, tôi làm khác: cơ cấu lương rõ ràng ngay từ đầu, gồm lương cơ bản 50-60%, thưởng hiệu suất 10-20%, cổ phần 20-30%. Công ty tăng trưởng nhanh và gọi được vốn từ NIK Capital và Hustle Fund. Đọc lại hai lần tuyển này, điểm khác biệt đáng chú ý là mức độ rõ ràng của kỳ vọng và cơ cấu thu nhập: kỳ vọng và cách tính công bằng nên được nói rõ ngay từ ngày đầu, trước khi người mới bắt đầu đoán.

Cả hai câu chuyện chỉ về một thực tế: onboarding là lúc sửa lệch chuẩn rẻ nhất. Sửa lệch chuẩn ở tuần đầu tốn vài giờ; sửa ở tháng thứ 5 tốn cả một quý doanh số.

5 lỗi hay gặp khi onboarding nhân viên mới

Lỗi 1

Coi onboarding là một buổi giới thiệu ngày đầu

Người mới cần 90 ngày để đạt năng suất, không phải 1 buổi sáng. Ngày đầu chỉ là điểm khởi động của 19 việc trong 4 giai đoạn ở trên.

Lỗi 2

Không có người đồng hành, để người mới tự đọc tài liệu

Tài liệu cũ, lỗi thời và thiếu ngữ cảnh khiến người mới tưởng mình kém. Một người đồng hành 30 phút/ngày trong tuần đầu rẻ hơn nhiều so với chi phí thay người.

Lỗi 3

Hứa cổ phần hoặc ESOP bằng miệng khi nhận người

Tôi đã trả giá gấp 3 vốn ban đầu ở Canavi vì chia cổ phần bằng miệng. Mọi thoả thuận về cổ phần phải thành văn bản riêng kèm lịch vesting ngay khi onboarding.

Lỗi 4

Thu thập dữ liệu cá nhân quá mức và không thông báo mục đích

Công ty nhỏ hay lưu ảnh chụp giấy tờ, thông tin sức khoẻ và hồ sơ gia đình của nhân viên trong thư mục chung không kiểm soát. Chỉ thu những gì cần thiết, lưu nơi có phân quyền, và nhờ luật sư xác nhận nghĩa vụ theo Luật Bảo vệ dữ liệu cá nhân hiện hành.

Lỗi 5

Không hỏi người mới và không sửa checklist

Người vừa trải qua onboarding là chuyên gia duy nhất về điểm nghẽn của nó. Hỏi ở ngày 30 và 90 rồi ghi nhận vào bản checklist chung cho lần sau. Checklist không ai sửa sẽ lỗi thời sau 2 quý.

Câu Hỏi Thường Gặp

Onboarding nhân viên mới nên kéo dài bao lâu?

Nên coi là 90 ngày, chia 4 giai đoạn: trước ngày đầu, ngày đầu, tuần đầu, và tháng 1 tới tháng 3. Với vị trí phức tạp như kinh doanh B2B hay kỹ thuật cao, kéo dài hơn nhưng vẫn cần các mốc đánh giá rõ ở ngày 14, 30, 60 và 90.

Startup rất nhỏ, dưới 10 người, có cần nội quy lao động bằng văn bản không?

Theo Điều 118 Bộ luật Lao động 2019, từ 10 người lao động trở lên bắt buộc có nội quy bằng văn bản. Dưới 10 người pháp luật không bắt buộc bằng văn bản, nhưng nên có một bản ngắn về giờ làm, nghỉ phép, bảo mật để tránh hiểu lầm. Thủ tục đăng ký nội quy cần xác nhận với kế toán hoặc luật sư.

Người thử việc có phải đóng bảo hiểm xã hội không?

Còn tuỳ hình thức: hợp đồng thử việc riêng và hợp đồng lao động có điều khoản thử việc được xử lý khác nhau, và Luật Bảo hiểm xã hội 2024 có hiệu lực từ 01/07/2025 mở rộng đối tượng bắt buộc. Nhờ kế toán hoặc cơ quan bảo hiểm xác nhận theo quy định hiện hành trước khi quyết định.

Có nên cho nhân viên mới cổ phần ngay khi vào làm?

Nếu công ty dự định trao cổ phần hoặc ESOP, hãy ghi thành thoả thuận riêng kèm lịch vesting và cliff, ngày bắt đầu tính vesting là ngày làm việc thực tế. Không hứa miệng và không trao toàn bộ ngay ngày đầu, vì người mới có thể rời đi sau vài tháng.

Onboarding nhân viên khác onboarding thành viên hội đồng quản trị chỗ nào?

Nhân viên cần học công việc, quy trình và văn hoá để tạo kết quả cụ thể. Thành viên hội đồng quản trị cần hiểu bối cảnh, xây quan hệ với các thành viên khác và chọn cách đóng góp phù hợp vai trò giám sát. Hai quy trình riêng, xem bài onboarding BOD.

Thấy hữu ích? Gửi cho một founder bạn quen
Bộ 6 Ebook Thực Chiến

Pitch Deck · Định Giá · BOD · Cap Table A–Z · Go To Market

🎯 Đúng chủ đề bài này: Ebook "13 Bước Xây Dựng Công Ty"

Toàn bộ framework từ 16 founders đã gọi được 300+ tỷ VND. Nhận link trong 3 phút.

Xem Chi Tiết →
từ 999.000đ · Nhận ngay
🤖 Fundraising AI Agent

Muốn AI review pitch deck & tài chính của bạn ngay?

Upload deck, nhận phân tích điểm yếu theo góc nhìn NĐT, hỏi đáp không giới hạn về định giá, cap table, gọi vốn — AI được train từ 14 năm kinh nghiệm thực chiến của Hải H Nguyễn.

Dùng Thử Ngay →
agent.beginguru.com
🎯 BeginGuru Fundraising Coach 1vs1

Doanh Nghiệp Doanh Thu >1 Triệu USD/Năm?

Có thể tham gia chương trình Coaching 1vs1 trong 03 tháng (Học phí 350.000.000đ) — thực chiến như các doanh nghiệp Nina Ecom Center, VinCSS, VietContent, HOPE, VCO Group, Vua Cua, Ana Academy, Baumarkt, Erent. Điền thông tin công ty tại link đăng ký — nếu phù hợp, BeginGuru sẽ liên hệ để bạn Zoom Call 45 phút tìm hiểu với chuyên gia Hải H Nguyễn.

Điền Thông Tin Đăng Ký →
Dành cho doanh nghiệp doanh thu >1 triệu USD/năm
Hải H Nguyễn

Hải H Nguyễn

Forbes 30 Under 30 Asia 2017 · Founder BeginGuru

14 năm kinh nghiệm gọi vốn thực chiến, hơn 26.000 giờ làm việc với founders, BOD 06 công ty ở Việt Nam và Mỹ. Từng tuyển sai đội sales ở ViVi Digital và một giám đốc sales ở Canavi, nên luôn coi 90 ngày đầu của người mới là lúc sửa lệch chuẩn rẻ nhất.

🎁 Tặng miễn phí · Chapter PDF

Trước khi rời đi —
nhận chapter miễn phí

"7 Sai Lầm Định Giá Startup Phổ Biến Nhất" — chapter trích từ Ebook Cách Định Giá Startup A–Z, gửi ngay về email, hoàn toàn miễn phí.

✓ Đã gửi! Kiểm tra email của bạn trong 1–3 phút. Xem trọn bộ 6 Ebook — chỉ 999.000đ →