Checklist Tuyển Nhân Sự Đầu Tiên
20 Việc Theo 4 Giai Đoạn, Có Điều Luật
- Checklist tuyển nhân sự đầu tiên gồm 20 việc chia 4 giai đoạn: trước khi đăng tin, tìm và chọn, ký kết, và 30 ngày đầu. Mỗi việc có giải thích ngắn để bạn tự kiểm tra trước khi ký.
- Thử việc có trần thời gian theo Điều 25 Bộ luật Lao động 2019: 180 ngày cho quản lý doanh nghiệp, 60 ngày cho trình độ cao đẳng trở lên, 30 ngày cho trung cấp, 6 ngày làm việc cho công việc khác. Lương thử việc tối thiểu 85% lương công việc đó (Điều 26).
- Hợp đồng lao động phải bằng văn bản (Điều 14), từ đủ một tháng phải đóng bảo hiểm xã hội bắt buộc theo Luật BHXH 2024, và người sử dụng lao động không được giữ bản chính giấy tờ hay thu tiền đặt cọc (Điều 17).
- Sai lầm tốn kém nhất không nằm ở luật mà ở việc tuyển sai profile cho giai đoạn của công ty và thoả thuận quyền lợi bằng miệng. Đây là danh sách kiểm tra, không thay thế tư vấn của luật sư lao động cho hợp đồng cụ thể.
Hầu hết founder tuyển nhân sự đầu tiên bằng trực giác: thấy ai hợp thì mời về, hứa miệng vài điều, ký hợp đồng mẫu tải từ mạng, rồi hối hận sau ba tháng. Tôi từng làm đúng như vậy, và đã trả giá bằng thời gian, tiền và cả những cuộc nói chuyện khó chịu mà một tờ giấy đúng lúc có thể tránh được. Bài này là checklist tuyển nhân sự đầu tiên tôi dùng khi tư vấn cho founder: 20 việc chia 4 giai đoạn, kèm điều luật cụ thể của Bộ luật Lao động 2019 ở những chỗ luật có quy định. Nếu bạn muốn đọc các bài học về sai lầm cổ phần và profile khi tuyển 10 người đầu tiên, xem thêm bài tuyển 10 nhân viên đầu tiên; bài này thiên về việc phải làm theo thứ tự.
Checklist tuyển nhân sự đầu tiên: 4 giai đoạn và vì sao hay bị bỏ sót
Tuyển nhân sự đầu tiên khác hẳn tuyển người thứ 50. Bạn chưa có quy trình, chưa có bộ phận nhân sự, tiền còn ít và mỗi người mới là một khoản cược lớn vào runway của công ty. Dưới đây là toàn cảnh 4 giai đoạn.
| Giai đoạn | Mục tiêu | Số việc | Sai lầm hay gặp |
|---|---|---|---|
| 1. Trước khi đăng tin | Biết chính xác cần ai, trả bao nhiêu, dưới hình thức nào | 5 | Viết mô tả công việc như danh sách ước ao |
| 2. Tìm và chọn | Chọn người đúng profile với giai đoạn công ty | 5 | Chọn người giỏi nhất về hồ sơ chứ không phải phù hợp nhất |
| 3. Ký kết | Ký đúng luật, đủ giấy tờ, quyền lợi rõ ràng | 6 | Hứa miệng cổ phần, thử việc vượt trần, giữ giấy tờ gốc |
| 4. 30 ngày đầu | Đánh giá sớm, onboarding tử tế, quyết định trước khi hết thử việc | 4 | Chờ đến cuối thử việc mới đánh giá |
Vì sao những việc này hay bị bỏ sót? Vì nhân sự đầu tiên thường là người quen hoặc người giới thiệu, và founder nghĩ quan hệ tốt thì giấy tờ là thủ tục. Tôi thấy điều ngược lại: càng thân, càng cần viết ra, vì mối quan hệ dễ đổi chiều nhất là lúc bạn ít ngờ nhất.
Đây là checklist tham khảo, không phải tư vấn pháp lý. Bộ luật Lao động 2019 vẫn là văn bản gốc, nhưng mức lương tối thiểu vùng, quy định bảo hiểm xã hội và thuế thu nhập cá nhân đã thay đổi từ 2025 đến 2026. Hãy nhờ kế toán và luật sư lao động xác nhận số liệu cụ thể trước khi ký.
Giai đoạn 1: 5 việc phải xong trước khi đăng tin tuyển dụng
Phần lớn sai lầm tuyển dụng đã được định đoạt ở giai đoạn này, trước cả khi bạn gặp ứng viên đầu tiên.
- Viết kết quả 90 ngày, không viết danh sách kỹ năng. Thay vì "biết Excel, giao tiếp tốt", ghi "sau 90 ngày đưa doanh thu kênh online từ [..] lên [..]" hoặc "hoàn thành module [..] chạy ổn định". Mô tả công việc dạng kết quả giúp cả hai bên biết thế nào là làm tốt, và là căn cứ đánh giá thử việc sau này.
- Chọn đúng hình thức hợp tác. Nhân viên chính thức, cộng tác viên, freelancer hay cố vấn là bốn quan hệ pháp lý khác nhau. Điều 13 Bộ luật Lao động 2019 coi quan hệ có việc làm trả công, tiền lương và sự quản lý điều hành giám sát của một bên là hợp đồng lao động, dù bạn gọi nó là gì. Đọc phân loại lao động và freelancer trước khi quyết định.
- Tính tổng chi phí một người, không chỉ lương. Cộng lương, phần bảo hiểm bắt buộc do công ty đóng, thưởng, thiết bị, phần mềm, chi phí tuyển dụng và thời gian của bạn. Mức lương phải không thấp hơn lương tối thiểu vùng, hiện áp dụng theo Nghị định 293/2025/NĐ-CP từ 01/01/2026 (vùng I là 5.310.000 đồng một tháng). Xem thêm chi phí nhân sự và tỷ lệ trên doanh thu.
- Quyết định cơ cấu lương, thưởng và cổ phần và viết ra giấy. Với các vị trí quản lý cấp cao, cơ cấu tôi thấy hiệu quả ở Canavi là lương cơ bản 50 đến 60%, thưởng hiệu suất 10 đến 20%, cổ phần có vesting 20 đến 30% tổng gói. Đó là ví dụ của một công ty cụ thể, không phải công thức chung; điều quan trọng là bạn có một cấu trúc rõ ràng trước khi gặp người đầu tiên.
- Chọn profile theo giai đoạn của công ty. Công ty ở giai đoạn đầu thường cần người tự chủ, chịu đổi việc liên tục và không quen chờ quy trình. Người từ tập đoàn lớn có thể rất giỏi nhưng mang theo cách làm cũ. Hãy tự hỏi: vị trí này cần người đã làm rồi, hay người có thể học nhanh và bị đào tạo đúng chuẩn từ đầu?
Giai đoạn 2: 5 việc khi tìm và chọn người
Bạn không cần quy trình 6 vòng. Bạn cần vài bước ngắn thật sự phân biệt được người phù hợp và người chỉ phỏng vấn giỏi.
- Cho bài test thực tế trong 1 đến 2 giờ. Một bài toán thật của công ty, không phải câu hỏi lý thuyết. Kết quả bài test nói với bạn nhiều hơn 30 phút "kể về điểm mạnh của bạn". Trả công cho bài test dài hơn hai giờ, để công bằng với ứng viên.
- Kiểm tra tham chiếu với ít nhất hai người đã làm việc trực tiếp với ứng viên. Không phải người ứng viên tự chọn giới thiệu. Hỏi một câu duy nhất: "Bạn có làm việc với người này lần nữa không?". Câu trả lời ngập ngừng đáng giá hơn một trang khen.
- Nói thật về công ty với ứng viên. Điều 16 Bộ luật Lao động 2019 đặt nghĩa vụ cho người sử dụng lao động cung cấp thông tin trung thực về công việc, địa điểm, điều kiện làm việc, tiền lương, hình thức trả lương và bảo hiểm. Ngoài luật, bạn nên nói thẳng về runway, rủi ro, và cổ phần nếu có. Người bị bất ngờ sau khi nhận việc rời đi rất nhanh.
- Không giữ bản chính giấy tờ, bằng cấp và không thu đặt cọc. Điều 17 Bộ luật Lao động 2019 cấm người sử dụng lao động giữ bản chính giấy tờ tuỳ thân, văn bằng, chứng chỉ của người lao động, và cấm yêu cầu người lao động thực hiện biện pháp bảo đảm bằng tiền hoặc tài sản khác. Chỉ xin bản sao và đối chiếu bản chính rồi trả lại.
- Kiểm tra xung đột lợi ích và cam kết cũ của ứng viên. Ứng viên có đang bị ràng buộc bảo mật hay cam kết đào tạo với công ty cũ không? Hỏi trực tiếp và ghi lại câu trả lời. Đây cũng là bảo vệ cho chính bạn khi công ty cũ của họ khiếu nại.
Nhận Chapter Miễn Phí Ngay
"7 Sai Lầm Định Giá Startup Phổ Biến Nhất" — chapter trích từ Ebook Cách Định Giá Startup A–Z, gửi ngay về email, hoàn toàn miễn phí.
Nhận trong 60 giây · Không spam · Hủy bất cứ lúc nào
Giai đoạn 3: 6 việc khi ký kết, gồm thử việc và hợp đồng lao động
Đây là giai đoạn có nhiều điều luật cụ thể nhất. Bảng dưới đây gom các mốc số bạn cần nhớ.
| Nội dung | Quy định | Căn cứ |
|---|---|---|
| Thời gian thử việc tối đa, quản lý doanh nghiệp | Không quá 180 ngày | Điều 25 Bộ luật Lao động 2019 |
| Công việc cần trình độ cao đẳng trở lên | Không quá 60 ngày | Điều 25 |
| Công việc trình độ trung cấp, công nhân kỹ thuật, nhân viên nghiệp vụ | Không quá 30 ngày | Điều 25 |
| Công việc khác | Không quá 6 ngày làm việc | Điều 25 |
| Số lần thử việc | Chỉ một lần cho một công việc | Điều 25 |
| Lương thử việc | Ít nhất 85% lương của công việc đó | Điều 26 |
| Hợp đồng dưới một tháng | Không áp dụng thử việc | Điều 24 |
| Hợp đồng lao động xác định thời hạn | Tối đa 36 tháng | Điều 20 |
- Chọn hình thức thoả thuận thử việc và ký trước ngày làm việc đầu tiên. Điều 24 cho phép ghi nội dung thử việc trong hợp đồng lao động hoặc ký hợp đồng thử việc riêng. Cả hai đều phải có văn bản, gồm thời gian thử việc, công việc, địa điểm, tiền lương và các điểm chủ yếu khác.
- Đặt thời gian thử việc đúng trần theo Điều 25. Đừng đặt 60 ngày cho vị trí chỉ cần trình độ trung cấp, và đừng thử việc lần hai cho cùng một công việc. Vượt trần hoặc lặp thử việc là lỗi hay gặp nhất của công ty nhỏ.
- Trả lương thử việc tối thiểu 85% và ghi rõ trong hợp đồng. Ví dụ minh hoạ: vị trí có lương chính thức 15.000.000 đồng một tháng thì lương thử việc tối thiểu 15.000.000 x 85% = 12.750.000 đồng. Cả hai con số đều phải nằm trong văn bản.
- Ký hợp đồng lao động bằng văn bản, đủ nội dung theo Điều 21. Điều 14 yêu cầu hợp đồng bằng văn bản làm hai bản, mỗi bên giữ một; hợp đồng điện tử bằng thông điệp dữ liệu hợp lệ có giá trị tương đương. Nội dung gồm công việc và địa điểm, thời hạn, tiền lương và hình thức trả, thời giờ làm việc và nghỉ ngơi, bảo hiểm và đào tạo. Xem điều khoản hợp đồng lao động cho startup.
- Đăng ký bảo hiểm xã hội khi chuyển sang hợp đồng chính thức. Theo Luật Bảo hiểm xã hội 2024, có hiệu lực từ 01/07/2025, người làm việc theo hợp đồng lao động từ đủ một tháng trở lên thuộc diện tham gia bảo hiểm xã hội bắt buộc. Nhờ kế toán xác nhận thời điểm phải đăng ký và mức đóng hiện hành.
- Viết thoả thuận cổ phần hoặc ESOP thành văn bản riêng, kèm vesting. Không nhét cổ phần vào một câu trong hợp đồng lao động và không hứa miệng. Dùng lịch vesting, cliff và điều khoản xử lý khi người đó rời đi. Xem ESOP và vesting và thuật ngữ vesting schedule.
Điều 21 khoản 2 còn cho phép hai bên thoả thuận nội dung về bảo vệ bí mật kinh doanh và bí mật công nghệ ngay trong hợp đồng lao động. Với nhân sự sẽ tiếp xúc dữ liệu khách hàng, mã nguồn hay số liệu tài chính, đây là điều khoản đáng có. Đọc thêm NDA với nhân viên, đối tác.
Giai đoạn 4: 4 việc trong 30 ngày đầu để quyết định trước khi thử việc kết thúc
Điều 27 Bộ luật Lao động 2019 cho phép mỗi bên huỷ hợp đồng thử việc mà không cần báo trước và không phải bồi thường trong thời gian thử việc. Đó là quyền, nhưng chỉ hữu ích nếu bạn thực sự biết người này có phù hợp hay không.
- Viết kế hoạch 30-60-90 ngày với kết quả đo được. Mỗi mốc chỉ 2 đến 3 kết quả, gắn với mô tả công việc ở giai đoạn 1. Nếu bạn dùng OKR, xem thuật ngữ OKR. Không có kế hoạch, cuối thử việc bạn chỉ có cảm giác.
- Cử một người đồng hành và chuẩn bị sẵn quyền truy cập, tài liệu. Tài khoản, công cụ, tài liệu cần đọc, người cần gặp trong tuần đầu. Tuần đầu bị bỏ mặc là lý do phổ biến nhất khiến người tốt rời đi trong thử việc.
- Đánh giá sớm ở ngày thứ 14 và ngày thứ 30, không đợi cuối thử việc. Cuộc nói chuyện 30 phút với hai câu hỏi: điều gì đang làm tốt, điều gì bạn cần thay đổi. Dấu hiệu cảnh báo sớm như xin phá lệ liên tục ngay tuần đầu hay không chủ động báo cáo tiến độ xuất hiện trong 2 tuần đầu, và hành động sớm luôn rẻ hơn hành động muộn.
- Thông báo kết quả thử việc bằng văn bản khi kết thúc. Theo Điều 27, người sử dụng lao động phải thông báo kết quả thử việc cho người lao động. Nếu đạt, tiếp tục thực hiện hợp đồng đã giao kết hoặc phải giao kết hợp đồng lao động nếu đã ký hợp đồng thử việc riêng. Nếu không đạt, chấm dứt hợp đồng thử việc theo đúng quy định.
Nếu người mới bắt đầu được hưởng cổ phần: cập nhật cap table ngay khi ký, và ghi ngày bắt đầu vesting là ngày họ bắt đầu làm việc, không phải ngày ký thoả thuận. Sai lệch này thường không ai để ý cho đến khi due diligence phát hiện.
Case thật: giám đốc sales từ tập đoàn và người nộp nhầm hồ sơ
Ở Canavi, sau vòng gọi vốn đầu tiên, tôi tuyển một giám đốc sales dày dạn từ một tập đoàn bán lẻ lớn. Hồ sơ đẹp, đúng chức danh mà công ty cần. Năm tháng sau KPI không đổi, tôi phải cho nghỉ, và doanh số cải thiện ngay sau đó. Cách làm cũ của một tập đoàn lớn không hợp với một startup. Ở lần tuyển sau, CTO và COO đến từ tập đoàn lớn cũng ở Việt Nam, nhưng cơ cấu lương, thưởng và cổ phần được viết rõ từ đầu, và công ty tăng trưởng nhanh hơn hẳn. Chuyện chia cổ phần bằng miệng cho hai đồng sáng lập kỹ thuật đã xảy ra trước đó tôi kể ở bài tuyển 10 nhân viên đầu tiên.
Ở ViVi Digital tôi học một bài khác về nhân sự. Công ty với 10 người ở Hà Nội có lãi ổn định. Khi lên 50 người ở Hà Nội, lợi nhuận không tăng tương xứng, trong khi văn phòng chỉ 6 người ở TP. Hồ Chí Minh tạo doanh thu bằng cả đội 50 người ở Hà Nội. Đó là ví dụ rõ nhất tôi có cho một nguyên tắc: tuyển thêm người là đòn bẩy tệ nhất. Cũng ở ViVi, anh Đào Minh Khôi nộp hồ sơ nhầm công ty nhưng vẫn ở lại, và trở thành người quản lý mảng có tỷ lệ giữ khách tốt nhất, trong khi các hợp đồng lớn của đội sáng lập ban đầu lại thành nhỏ nhất theo thời gian. Hai chi tiết đó cùng chỉ về một hướng: hồ sơ và chức danh ban đầu không dự đoán chắc chắn kết quả thật. Đó là lý do checklist này đặt bài test thực tế ở giai đoạn 2 và đánh giá sớm ở giai đoạn 4.
5 sai lầm khi tuyển nhân sự đầu tiên
Bắt đầu làm việc rồi mới ký
Người đã làm việc mà chưa có hợp đồng vẫn có quan hệ lao động trên thực tế, và bạn mất quyền chủ động về thử việc, tiền lương, bảo mật. Ký trước ngày làm việc đầu tiên, dù là bạn thân.
Thử việc quá dài hoặc thử hai lần
Điều 25 chỉ cho thử việc một lần cho một công việc và có trần thời gian. Thử việc vượt trần là vi phạm quy định về thử việc và dễ dẫn tới tranh chấp khi chấm dứt hợp đồng.
Hứa cổ phần khi chưa có cấu trúc
"Anh sẽ chia em một chút" là câu tạo ra tranh chấp đắt nhất trong công ty nhỏ. Chỉ nói về cổ phần khi bạn đã có lịch vesting, cap table cập nhật và nhờ luật sư kiểm tra thủ tục.
Chọn theo hồ sơ thay vì theo việc thật
Người giỏi ở tập đoàn chưa chắc làm được khi không có đội, không có quy trình. Dùng bài test thực tế và kiểm tra tham chiếu trực tiếp, không dựa vào chức danh cũ.
Không nói với nhà đầu tư về các thoả thuận nhân sự
Nhà đầu tư sẽ kiểm tra hợp đồng lao động, thoả thuận cổ phần và cơ cấu đãi ngộ khi due diligence. Hồ sơ nhân sự lộn xộn làm chậm cả vòng gọi vốn. Xem HR due diligence để biết họ kiểm tra gì.
Câu Hỏi Thường Gặp
Thử việc tối đa bao nhiêu ngày theo luật hiện hành?
Theo Điều 25 Bộ luật Lao động 2019, tối đa 180 ngày cho công việc của người quản lý doanh nghiệp, 60 ngày cho công việc cần trình độ cao đẳng trở lên, 30 ngày cho trình độ trung cấp, công nhân kỹ thuật và nhân viên nghiệp vụ, và 6 ngày làm việc cho công việc khác. Chỉ được thử việc một lần đối với một công việc.
Lương thử việc tối thiểu là bao nhiêu?
Theo Điều 26 Bộ luật Lao động 2019, lương thử việc do hai bên thoả thuận nhưng ít nhất bằng 85% mức lương của công việc đó. Nếu lương chính thức là 15.000.000 đồng một tháng thì lương thử việc tối thiểu là 12.750.000 đồng. Mức lương này cũng không được thấp hơn lương tối thiểu vùng đang áp dụng.
Có bắt buộc ký hợp đồng thử việc riêng không?
Không. Điều 24 cho phép ghi nội dung thử việc ngay trong hợp đồng lao động hoặc ký hợp đồng thử việc riêng. Dù chọn cách nào cũng phải có văn bản với thời gian thử việc, công việc, tiền lương và các nội dung chủ yếu khác. Thử việc không áp dụng với hợp đồng dưới một tháng.
Khi thử việc không đạt thì chấm dứt thế nào?
Theo Điều 27, khi kết thúc thử việc người sử dụng lao động phải thông báo kết quả cho người lao động. Nếu không đạt, hợp đồng thử việc hoặc hợp đồng đã giao kết được chấm dứt. Trong thời gian thử việc, mỗi bên có quyền huỷ hợp đồng mà không cần báo trước và không phải bồi thường. Nên có tiêu chí đánh giá bằng văn bản để tránh tranh cãi.
Có được giữ bản chính bằng cấp của nhân viên không?
Không. Điều 17 Bộ luật Lao động 2019 cấm người sử dụng lao động giữ bản chính giấy tờ tuỳ thân, văn bằng, chứng chỉ của người lao động khi giao kết và thực hiện hợp đồng, và cấm yêu cầu đặt cọc hay bảo đảm bằng tiền hoặc tài sản khác. Chỉ nên giữ bản sao sau khi đối chiếu bản chính.
Pitch Deck · Định Giá · BOD · Cap Table A–Z · Go To Market
🎯 Đúng chủ đề bài này: Ebook "13 Bước Xây Dựng Công Ty"
Toàn bộ framework từ 16 founders đã gọi được 300+ tỷ VND. Nhận link trong 3 phút.
Muốn AI review pitch deck & tài chính của bạn ngay?
Upload deck, nhận phân tích điểm yếu theo góc nhìn NĐT, hỏi đáp không giới hạn về định giá, cap table, gọi vốn — AI được train từ 14 năm kinh nghiệm thực chiến của Hải H Nguyễn.
Doanh Nghiệp Doanh Thu >1 Triệu USD/Năm?
Có thể tham gia chương trình Coaching 1vs1 trong 03 tháng (Học phí 350.000.000đ) — thực chiến như các doanh nghiệp Nina Ecom Center, VinCSS, VietContent, HOPE, VCO Group, Vua Cua, Ana Academy, Baumarkt, Erent. Điền thông tin công ty tại link đăng ký — nếu phù hợp, BeginGuru sẽ liên hệ để bạn Zoom Call 45 phút tìm hiểu với chuyên gia Hải H Nguyễn.
Hải H Nguyễn
14 năm kinh nghiệm gọi vốn thực chiến, hơn 26.000 giờ làm việc với founders, BOD 06 công ty ở Việt Nam và Mỹ. Từng tuyển sai một giám đốc sales ở Canavi, và từng nhìn đội 10 người ở Hà Nội có lãi còn đội 50 người thì không tăng lợi nhuận tương xứng ở ViVi Digital.