Cách Tính Chi Phí Cố Định Và Chi Phí Biến Đổi
Phân Loại, Tách Chi Phí Hỗn Hợp Và 5 Lỗi Hay Gặp
- Tổng chi phí = Chi phí cố định + Chi phí biến đổi đơn vị × Số lượng. Muốn tính, phải phân loại từng khoản chi trong sổ: khoản nào không đổi khi bán thêm (cố định), khoản nào tăng theo từng đơn (biến đổi), khoản nào có cả hai (hỗn hợp), khoản nào nhảy theo bậc (bậc thang).
- Kiểm tra nhanh mỗi khoản bằng ba câu hỏi: bán gấp đôi thì khoản này có gấp đôi không, ngừng bán một tháng thì khoản này còn không, và nó tăng đều hay tăng theo nấc. Kế toán không tách sẵn con số này, bạn tự phân loại lại từ sổ.
- Với chi phí hỗn hợp (điện, kho vận, viễn thông), dùng phương pháp high-low: Chi phí biến đổi đơn vị = (Chi phí tháng cao − Chi phí tháng thấp) ÷ (Sản lượng tháng cao − Sản lượng tháng thấp). Trong ví dụ, ra 30.000đ mỗi đơn và 60 triệu cố định.
- Chi phí cố định trên mỗi đơn vị giảm khi sản lượng tăng (50.000đ xuống 21.429đ trong ví dụ), nhưng chi phí biến đổi mỗi đơn vị giữ nguyên. Lấy giá thành đơn vị của một tháng để định giá cho các tháng sau là lỗi phổ biến.
- Chi phí bậc thang (nhân sự quản lý, thuê kho) đứng yên rồi nhảy khi vượt công suất. Cần biết mốc nhảy để không bị bất ngờ khi tăng trưởng.
Cách tính chi phí cố định và chi phí biến đổi thoạt nghe là chuyện học từ năm nhất đại học, nhưng khi ngồi đọc sổ chi phí cùng founder, tôi thấy phần khó không nằm ở định nghĩa mà ở chỗ phải tự tay phân loại từng dòng chi, vì báo cáo kế toán không làm việc đó thay bạn. Bài này đi từ công thức và ba câu hỏi phân loại, qua ví dụ phân loại một sổ chi phí 500 triệu của công ty dịch vụ, cách tách chi phí hỗn hợp bằng phương pháp high-low kiểm chứng bằng hồi quy, chi phí bậc thang và phạm vi thích hợp, hai case thật từ ViVi Digital và Vua Cua, rồi 5 lỗi hay gặp. Định nghĩa và vì sao nhà đầu tư quan tâm tỷ lệ giữa hai loại chi phí đã có ở bài cơ cấu chi phí startup: fixed cost và variable cost; bài này tập trung vào phần tính.
Công Thức Và Ba Câu Hỏi Để Phân Loại Chi Phí
Tổng chi phí = Chi phí cố định + (Chi phí biến đổi đơn vị × Số lượng)
Chi phí cố định đơn vị = Tổng chi phí cố định ÷ Số lượng
Tỷ trọng chi phí cố định = Chi phí cố định ÷ Tổng chi phí
Công thức thì đơn giản; việc mất thời gian là điền được hai con số: bao nhiêu là cố định, bao nhiêu là biến đổi. Có bốn loại chi phí bạn sẽ gặp trong sổ.
- Chi phí cố định: không đổi trong phạm vi công suất hiện tại dù bạn bán ít hay nhiều. Thuê văn phòng, lương đội ngũ cốt lõi, phần mềm quản lý, bảo hiểm, khấu hao tài sản cố định (cách tính ở bài khấu hao tài sản cố định).
- Chi phí biến đổi: tăng gần tỷ lệ với khối lượng bán. Giá nhập hàng, nguyên vật liệu, phí sàn, phí giao hàng, hoa hồng bán hàng, thù lao freelancer theo dự án.
- Chi phí hỗn hợp (bán biến đổi): có một phần cố định và một phần biến đổi. Điện (phí cơ bản cộng số kWh), kho vận (thuê kho cố định cộng nhân công theo đơn), viễn thông, bảo trì thiết bị.
- Chi phí bậc thang: đứng yên trong một khoảng công suất rồi nhảy lên một nấc khi vượt qua. Một người quản lý chỉ điều phối được số dự án nhất định, một kho chỉ chứa được số hàng nhất định.
Ba câu hỏi phân loại cho mỗi khoản chi
- Bán gấp đôi thì khoản này có gấp đôi không? Có: biến đổi. Không đổi: cố định. Tăng một phần: hỗn hợp hoặc bậc thang.
- Nếu tháng này không bán được đơn nào, khoản này còn phải trả không? Còn nguyên: cố định. Về gần 0: biến đổi.
- Khoản này tăng đều theo từng đơn hay nhảy theo nấc? Đều: biến đổi hoặc hỗn hợp. Nấc: bậc thang.
Trong báo cáo kết quả kinh doanh theo chế độ kế toán, chi phí được trình bày theo chức năng: giá vốn, chi phí bán hàng, chi phí quản lý. Từ năm tài chính 2026 Thông tư 99/2025/TT-BTC thay thế Thông tư 200/2014/TT-BTC, nhưng việc phân loại theo hành vi cố định hay biến đổi vẫn là kế toán quản trị do bạn tự làm. Cùng một khoản có thể nằm ở chức năng "chi phí quản lý" nhưng thực chất biến đổi (ví dụ hoa hồng), hoặc nằm ở "giá vốn" nhưng thực chất cố định (ví dụ khấu hao máy móc sản xuất). Vì vậy tách theo sổ chi tiết, không theo nhãn nhóm trên báo cáo.
Ví Dụ 1: Phân Loại Sổ Chi Phí 500 Triệu Của Công Ty Dịch Vụ
Một công ty dịch vụ sáng tạo nội dung. Đây là chi phí một tháng và cách phân loại từng dòng.
| Khoản chi | Triệu đồng | Phân loại | Lý do |
|---|---|---|---|
| Lương đội cốt lõi | 180 | Cố định | Trả dù tháng có ít việc |
| Thuê văn phòng | 40 | Cố định | Hợp đồng thuê theo tháng |
| Phần mềm và công cụ | 20 | Cố định | Gói thuê bao cố định |
| Thù lao freelancer theo dự án | 150 | Biến đổi | Chỉ phát sinh khi có dự án |
| Thuê thiết bị theo dự án | 60 | Biến đổi | Thuê theo từng buổi quay |
| Quảng cáo thương hiệu | 30 | Cố định (theo quyết định) | Ngân sách đặt trước, có thể cắt |
| Điện, internet | 20 | Hỗn hợp: 12 cố định, 8 biến đổi | Phí cơ bản cộng phần dùng thêm khi quay |
| Tổng | 500 |
Bước 1 — Cộng từng nhóm. Cố định = 180 + 40 + 20 + 30 + 12 = 282 triệu. Biến đổi = 150 + 60 + 8 = 218 triệu. Kiểm tra: 282 + 218 = 500.
Bước 2 — Tỷ trọng. Chi phí cố định chiếm 282 ÷ 500 = 56,4% tổng chi phí. Chi phí biến đổi chiếm 218 ÷ 700 = 31,1% doanh thu.
Bước 3 — Ý nghĩa với điểm hoà vốn. Sau khi trừ chi phí biến đổi, mỗi đồng doanh thu còn 1 − 0,311 = 68,9 xu để trả chi phí cố định. Doanh thu hoà vốn = 282 ÷ 0,689 ≈ 409,5 triệu, thấp hơn nhiều so với doanh thu thực 700 triệu. Cách tính đầy đủ có trong bài điểm hoà vốn startup.
Đọc từ ví dụ: hai dòng dễ phân loại sai nhất là quảng cáo và điện internet. Quảng cáo trông biến đổi vì "chi khi có việc" nhưng ở đây là ngân sách đặt trước theo tháng nên tôi xếp cố định theo quyết định; ngân sách này có thể cắt trong ngắn hạn nhưng không tự thay đổi theo từng dự án. Còn nếu quảng cáo được trả theo từng đơn có khách chốt (ví dụ hoa hồng affiliate), nó là biến đổi. Ghi chú lý do cạnh mỗi dòng để lần sau chính bạn hoặc kế toán còn hiểu vì sao đã xếp như vậy.
Điểm nữa: lương đội cốt lõi được xếp cố định vì trả dù ít việc, nhưng tiền thưởng dự án hay lương làm thêm giờ trả theo doanh số thì thuộc biến đổi. Nếu công ty của bạn chia lương thành phần cứng và phần thưởng, hãy tách hai phần ra hai dòng thay vì xếp cả lương vào một nhóm.
Ví Dụ 2: Tách Chi Phí Hỗn Hợp Bằng Phương Pháp High-Low
Phần lớn khoản chi lớn không nằm gọn ở nhóm nào: chi phí kho vận có tiền thuê kho cố định và tiền nhân công tăng theo số đơn xử lý. Phương pháp high-low là cách tách nhanh nhất, chỉ cần hai điểm dữ liệu: tháng có sản lượng cao nhất và tháng có sản lượng thấp nhất.
Chi phí biến đổi đơn vị = (Chi phí tháng cao − Chi phí tháng thấp) ÷ (Sản lượng tháng cao − Sản lượng tháng thấp)
Chi phí cố định = Chi phí tháng bất kỳ − Chi phí biến đổi đơn vị × Sản lượng tháng đó
Trong 6 tháng, tháng thấp nhất xử lý 1.200 đơn với chi phí kho vận 96 triệu; tháng cao nhất xử lý 2.800 đơn với chi phí 144 triệu.
Bước 1 — Chi phí biến đổi đơn vị. (144 − 96) ÷ (2.800 − 1.200) = 48 triệu ÷ 1.600 = 30.000đ mỗi đơn.
Bước 2 — Chi phí cố định. Lấy tháng thấp: 96 triệu − 30.000 × 1.200 = 96 − 36 = 60 triệu. Kiểm tra bằng tháng cao: 60 + 30.000 × 2.800 = 60 + 84 = 144 triệu, khớp.
Bước 3 — Dự báo. Tháng tới dự kiến 2.000 đơn: chi phí kho vận ≈ 60 + 30.000 × 2.000 = 120 triệu.
Kiểm chứng bằng hồi quy khi có nhiều tháng dữ liệu
High-low dùng đúng hai điểm nên rất nhạy với điểm bất thường: nếu tháng cao rơi vào đợt khuyến mại có phát sinh chi phí lạ, kết quả lệch. Khi có từ 6 tháng dữ liệu trở lên, hãy kiểm chứng bằng hồi quy tuyến tính, chạy được trong vài giây bằng hàm SLOPE và INTERCEPT của bảng tính. Với 4 tháng còn lại của ví dụ trên (số liệu minh hoạ: 1.500 đơn/105 triệu, 1.800 đơn/116 triệu, 2.000 đơn/118 triệu, 2.400 đơn/137 triệu) cộng hai tháng đã dùng, hồi quy cho ra chi phí biến đổi khoảng 31.100đ mỗi đơn và chi phí cố định khoảng 58,7 triệu, hệ số xác định R² bằng 0,98. Dự báo cho 2.000 đơn là khoảng 120,9 triệu, gần sát kết quả 120 triệu của high-low.
Hai phương pháp cho kết quả gần nhau nghĩa là tách chi phí đáng tin. Nếu chúng lệch xa, hoặc R² thấp, hãy xem lại: có tháng nào chi phí bất thường, có bậc thang chen giữa, hay chi phí này thực ra phụ thuộc yếu tố khác ngoài số đơn (ví dụ trọng lượng hàng, số điểm giao) thay vì số đơn. Với chi phí điện nhà xưởng hay kho lạnh, biến số đúng thường là giờ chạy máy, không phải số đơn.
Nhận Chapter Miễn Phí Ngay
"7 Sai Lầm Định Giá Startup Phổ Biến Nhất" — chapter trích từ Ebook Cách Định Giá Startup A–Z, gửi ngay về email, hoàn toàn miễn phí.
Nhận trong 60 giây · Không spam · Hủy bất cứ lúc nào
Chi Phí Bậc Thang Và Phạm Vi Thích Hợp
Mọi phép tính cố định và biến đổi chỉ đúng trong một phạm vi sản lượng nhất định, gọi là phạm vi thích hợp (relevant range). Ra ngoài phạm vi này, chi phí "cố định" nhảy nấc. Ví dụ điển hình là nhân sự điều phối.
| Số dự án đồng thời | Số quản lý cần | Chi phí quản lý (triệu) | Chi phí mỗi dự án (triệu) |
|---|---|---|---|
| 12 | 1 | 25 | 2,08 |
| 13 | 2 | 50 | 3,85 |
| 24 | 2 | 50 | 2,08 |
| 25 | 3 | 75 | 3,00 |
Từ dự án thứ 12 lên thứ 13, chi phí quản lý tăng 25 triệu chỉ vì thêm một dự án, khiến chi phí mỗi dự án nhảy từ 2,08 lên 3,85 triệu. Trong bảng tính đơn giản, khoản này trông cố định ở 25 triệu cho tới khi bạn vượt mốc 12.
Vì vậy khi lập kế hoạch tăng trưởng, hãy liệt kê các khoản bậc thang cùng mốc công suất, và hỏi: nếu doanh số tăng gấp đôi, khoản nào nhảy nấc? Thường có ba nhóm: nhân sự quản lý và hỗ trợ, mặt bằng kho hoặc cửa hàng, hạ tầng công nghệ. Đây cũng là nhóm chi phí quyết định burn rate của bạn thay đổi thế nào sau một vòng gọi vốn, khi tiền về và đội ngũ thường được mở rộng trước khi doanh thu theo kịp.
Chi phí cố định mỗi đơn vị: vì sao giá thành một tháng không dùng để định giá
Quay lại kho vận ở ví dụ 2 với chi phí cố định 60 triệu và biến đổi 30.000đ mỗi đơn. Tháng 1.200 đơn, chi phí kho mỗi đơn = 60.000.000 ÷ 1.200 + 30.000 = 50.000 + 30.000 = 80.000đ. Tháng 2.800 đơn, chi phí mỗi đơn = 21.429 + 30.000 = 51.429đ. Cùng một hoạt động, giá thành mỗi đơn chênh hơn 55% chỉ vì sản lượng khác nhau. Nếu bạn lấy giá thành của tháng thấp để định giá bán cho toàn năm, giá sẽ quá cao và mất khách; lấy giá thành của tháng cao thì giá quá thấp cho những tháng chậm. Định giá cần dựa trên chi phí biến đổi cộng đóng góp mong muốn vào chi phí cố định theo sản lượng kế hoạch, cách tính chi tiết nằm ở bài cách tính giá bán từ giá vốn.
Case Thật: ViVi Digital Và Vua Cua Đổi Cấu Trúc Chi Phí
ViVi Digital: 10 người có lãi, 50 người không có lãi hơn
Ở ViVi Digital, công ty sản xuất video của tôi, đội ngũ từng có 10 người ở Hà Nội và làm ăn có lãi ổn định. Khi mở rộng lên 50 người ở Hà Nội, lợi nhuận không tăng tương xứng. Cùng lúc đó, văn phòng nhỏ 6 người ở TP.HCM lại tạo ra doanh thu bằng cả đội 50 người ở Hà Nội. Đó là ví dụ tôi hay dùng cho câu "tuyển thêm người là đòn bẩy tệ nhất".
Tôi không có bảng chi phí chi tiết theo từng mốc để đưa ra ở đây, nên phần này là cách đọc của riêng tôi qua lăng kính bài viết. Lương nhân sự thường là chi phí cố định hoặc bậc thang. Khi đội ngũ tăng từ 10 lên 50 mà doanh thu không tăng theo tỷ lệ, chi phí cố định tăng nhanh hơn doanh thu, điểm hoà vốn dịch chuyển lên và biên an toàn co lại. Đây là hệ quả trực tiếp của việc không kiểm tra nấc nhảy chi phí trước khi mở rộng.
Vua Cua: đổi mô hình để đổi cấu trúc chi phí
Ở Vua Cua, chuỗi nhà hàng mà tôi ngồi BOD từ tháng 4/2023, công ty chuyển toàn bộ nhà hàng tự vận hành sang mô hình nhượng quyền. Founder chấp nhận doanh thu giảm khoảng 50% trên giấy, đa số cổ đông phản đối, còn tôi là người trong BOD ủng hộ toàn phần. Công ty cắt giảm nhân sự một nửa, mở 40 cửa hàng nhượng quyền mới trong bốn tháng, và dòng tiền chuyển dương đủ trả nợ.
Tôi không có bảng chi phí trước và sau để đưa ở đây; phần đọc dưới đây là cách hiểu của tôi. Doanh thu giảm một nửa mà dòng tiền lại dương cho thấy vấn đề của mô hình cũ không nằm ở doanh thu mà ở cấu trúc chi phí. Nhà hàng tự vận hành gánh mặt bằng, nhân sự và vận hành cửa hàng gần như cố định bất kể khách đông hay vắng; nhượng quyền chuyển phần lớn gánh đó sang đối tác nhận quyền. Cắt nhân sự một nửa là chi phí cố định giảm trực tiếp. Bài học cho founder: khi chi phí cố định quá lớn so với mức doanh thu bạn giữ được, cắt đúng nhóm chi phí cố định có thể hiệu quả hơn việc cố tăng doanh thu.
5 Lỗi Tính Chi Phí Cố Định Và Biến Đổi Hay Gặp
Phân loại theo nhãn nhóm của kế toán thay vì theo hành vi
Chi phí "quản lý" có thể chứa hoa hồng biến đổi, chi phí "giá vốn" có thể chứa khấu hao cố định. Phân loại theo sổ chi tiết và ba câu hỏi ở đầu bài, không theo tên nhóm trên báo cáo.
Coi cả khoản lương là cố định
Lương cứng thì cố định, nhưng thưởng doanh số, hoa hồng, lương theo giờ hay theo dự án là biến đổi. Gộp hết vào cố định làm điểm hoà vốn tính ra cao giả và tỷ lệ chi phí biến đổi thấp giả.
Không tách chi phí hỗn hợp
Xếp nguyên khoản kho vận 96 đến 144 triệu vào cố định hoặc vào biến đổi đều sai. Ở ví dụ 2, xếp cả vào cố định làm bạn bỏ sót 30.000đ mỗi đơn, còn xếp cả vào biến đổi làm bạn lấy 80.000đ mỗi đơn (tính từ tháng thấp) và dự báo chi phí tháng 2.800 đơn thành 224 triệu thay vì 144 triệu.
Dùng dữ liệu một tháng để tính chi phí cố định và biến đổi
Một tháng có thể chứa khoản bất thường (sửa chữa, thanh toán bù, khuyến mại). Dùng ít nhất 6 tháng, loại điểm bất thường, đối chiếu bằng hai phương pháp (high-low và hồi quy) như ở ví dụ 2.
Giữ nguyên phân loại khi công ty đã qua nấc bậc thang
Khoản "cố định" 25 triệu ở ví dụ bậc thang thành 50 triệu khi bạn vượt 12 dự án. Xem lại phân loại và mốc công suất mỗi quý hoặc mỗi khi có thay đổi lớn như mở rộng đội, đổi kho, hoặc sau một vòng gọi vốn.
Câu Hỏi Thường Gặp
Chi phí cố định và chi phí biến đổi khác nhau thế nào?
Chi phí cố định không thay đổi trong phạm vi công suất hiện tại dù bán ít hay nhiều, ví dụ thuê văn phòng và lương đội cốt lõi. Chi phí biến đổi tăng gần tỷ lệ với khối lượng bán, ví dụ giá nhập hàng, phí sàn, hoa hồng. Ngoài hai loại này còn chi phí hỗn hợp có cả hai phần và chi phí bậc thang nhảy theo nấc công suất.
Lương nhân viên là chi phí cố định hay biến đổi?
Phần lương cứng trả theo tháng thường là chi phí cố định. Phần thưởng doanh số, hoa hồng, lương theo giờ hoặc theo dự án là chi phí biến đổi. Nếu công ty chia rõ hai phần, hãy hạch toán vào hai dòng riêng trong bảng phân loại thay vì gộp cả lương vào một nhóm.
Cách tách chi phí hỗn hợp như điện hay kho vận?
Dùng phương pháp high-low: lấy tháng có sản lượng cao nhất và tháng thấp nhất, chi phí biến đổi đơn vị bằng chênh lệch chi phí chia chênh lệch sản lượng, rồi suy ra phần cố định. Nếu có từ 6 tháng dữ liệu, kiểm chứng bằng hồi quy tuyến tính. Hai kết quả gần nhau là dấu hiệu tách chi phí đáng tin.
Khấu hao là chi phí cố định hay biến đổi?
Với khấu hao theo đường thẳng, khoản này cố định theo tháng nên được xếp vào chi phí cố định. Nếu công ty trích khấu hao theo sản lượng, khoản đó biến đổi theo số sản phẩm. Cách trích khấu hao và mức áp dụng cần kế toán xác nhận theo quy định hiện hành.
Tỷ lệ chi phí cố định bao nhiêu là hợp lý?
Không có ngưỡng chung, phụ thuộc mô hình. Phần mềm và nền tảng thường có tỷ trọng chi phí cố định cao và biến đổi thấp, còn bán lẻ hoặc phân phối thì ngược lại. Điều quan trọng là tỷ lệ phù hợp giai đoạn và mô hình, biên an toàn đủ rộng so với doanh thu, và bạn giải thích được vì sao chi phí cố định sẽ được pha loãng khi tăng trưởng.
Pitch Deck · Định Giá · BOD · Cap Table A–Z · Go To Market
🎯 Đúng chủ đề bài này: Ebook "13 Bước Xây Dựng Công Ty"
Toàn bộ framework từ 16 founders đã gọi được 300+ tỷ VND. Nhận link trong 3 phút.
Muốn AI review pitch deck & tài chính của bạn ngay?
Upload deck, nhận phân tích điểm yếu theo góc nhìn NĐT, hỏi đáp không giới hạn về định giá, cap table, gọi vốn — AI được train từ 14 năm kinh nghiệm thực chiến của Hải H Nguyễn.
Doanh Nghiệp Doanh Thu >1 Triệu USD/Năm?
Có thể tham gia chương trình Coaching 1vs1 trong 03 tháng (Học phí 350.000.000đ) — thực chiến như các doanh nghiệp Nina Ecom Center, VinCSS, VietContent, HOPE, VCO Group, Vua Cua, Ana Academy, Baumarkt, Erent. Điền thông tin công ty tại link đăng ký — nếu phù hợp, BeginGuru sẽ liên hệ để bạn Zoom Call 45 phút tìm hiểu với chuyên gia Hải H Nguyễn.
Hải H Nguyễn
14 năm kinh nghiệm gọi vốn thực chiến, hơn 26.000 giờ làm việc với founders, BOD 06 công ty ở Việt Nam và Mỹ. Tôi từng điều hành ViVi Digital và ngồi BOD Vua Cua qua đợt đổi mô hình, nên tôi luôn tách chi phí theo hành vi trước khi bàn chuyện tăng trưởng.