Mẫu Dự Báo Dòng Tiền 13 Tuần
8 Khối Copy Dùng Ngay Và Cách Điền

Mẫu dự báo dòng tiền 13 tuần là bảng tôi khuyên mọi công ty nên có, kể cả công ty đang lãi. Lý do đơn giản: bảng lãi lỗ ghi doanh thu lúc xuất hoá đơn, còn ngân hàng chỉ ghi tiền lúc tiền về. Giữa hai mốc đó là khoảng trống mà phần lớn khủng hoảng dòng tiền xảy ra, và nó thường lộ ra vào đúng tuần phải trả lương. Bài này đưa nguyên mẫu 8 khối để copy dùng ngay với chỗ cần điền để sẵn, hướng dẫn lấy số ở đâu và xếp vào tuần nào, hai ví dụ số đầy đủ cho công ty dịch vụ và cho startup vừa gọi vốn xong, nhịp cập nhật hằng tuần kèm cách chấm độ chính xác của chính bản dự báo, và 5 lỗi khiến bảng trông đẹp trong khi tài khoản sắp cạn.

Dự báo 13 tuần khác báo cáo dòng tiền hàng tháng và kế hoạch năm ở đâu

Ba tài liệu này hay bị gộp làm một, rồi founder kết luận "tôi có báo cáo dòng tiền rồi" trong khi thứ đang có không trả lời được câu hỏi cần trả lời.

Nói ngắn gọn: báo cáo lưu chuyển tiền tệ hàng tháng là để giải trình với cổ đông về chuyện đã xảy ra. Kế hoạch tài chính nhiều năm là để trả lời nhà đầu tư về chuyện sẽ xảy ra, với độ chính xác của một dự báo dài hạn. Bản 13 tuần là để bạn không bị bất ngờ vào sáng thứ Hai. Ba tài liệu, ba mục đích, không thay nhau được.

Vì sao đúng 13 tuần

Ngắn hơn, chẳng hạn 4 tuần, thì thấy được vấn đề nhưng không còn thời gian xử lý. Dài hơn, chẳng hạn 26 tuần, thì các tuần cuối đoán mò nhiều hơn là dự báo, và người lập sẽ bỏ giữa chừng vì công sức không xứng. 13 tuần vừa đúng một quý, nên nó bao trọn một chu kỳ thu tiền 30, 60 hay 90 ngày — chính là thứ quyết định dòng tiền của phần lớn doanh nghiệp Việt Nam.

Quan trọng hơn: mọi cách xử lý thiếu tiền đều cần thời gian. Xin khách trả sớm hoặc trả trước một phần mất vài tuần đàm phán. Xin nhà cung cấp giãn công nợ cần có quan hệ và thường phải thương lượng trước ít nhất một chu kỳ. Đăng ký hạn mức thấu chi hay vay ngắn hạn tại ngân hàng mất từ 4 đến 8 tuần kể cả khi hồ sơ sạch. Thấy vấn đề ở tuần thứ 6 tính từ hôm nay thì cả ba cửa còn mở. Thấy vào đúng tuần đó thì chỉ còn cửa vay nóng.

Mẫu dự báo dòng tiền 13 tuần: 8 khối copy dùng ngay

Copy nguyên tám khối dưới đây sang bảng tính. Mỗi khối là một nhóm dòng; các cột là Tuần 1 đến Tuần 13. Chỗ nào có [...] là chỗ cần điền. Quy ước dấu: tiền vào ghi dương, tiền ra ghi âm. Một dòng chỉ được xuất hiện ở đúng một khối.

Hướng dẫn điền: lấy số ở đâu và xếp vào tuần nào

Toàn bộ độ chính xác của bản dự báo nằm ở một quyết định lặp lại nhiều lần: khoản tiền này rơi vào tuần nào. Dưới đây là cách xử lý từng nhóm dòng.

Tiền đầu tuần — lấy từ sao kê, không lấy từ sổ kế toán

Số dư đầu tuần 1 lấy thẳng từ sao kê ngân hàng và sổ quỹ tại thời điểm lập, không lấy số dư tài khoản tiền trên sổ kế toán. Hai con số này hay lệch vì có séc chưa thanh toán, giao dịch chưa hạch toán, phí ngân hàng chưa ghi. Trừ riêng phần tiền bị phong toả hoặc ký quỹ — đó là tiền của công ty nhưng không dùng được để trả lương tuần này.

Dòng thu — xếp theo tuần tiền về thật, không theo hạn hợp đồng

Đây là quy tắc quan trọng nhất và cũng là quy tắc bị vi phạm nhiều nhất. Khách có hạn thanh toán 30 ngày nhưng sáu tháng qua luôn trả vào ngày thứ 45 thì xếp khoản đó vào tuần thứ bảy, không phải tuần thứ năm. Cách làm: mở lịch sử thanh toán của từng khách, tính số ngày trễ trung bình, rồi cộng vào hạn hợp đồng. Con số đó có sẵn trong phần mềm kế toán, chỉ cần một buổi để lập lần đầu và sau đó cập nhật rất nhanh.

Với vốn từ nhà đầu tư, quy tắc còn chặt hơn: chỉ đưa vào dự báo khi đã ký và đã có lịch chuyển tiền cụ thể. Khoản đang đàm phán, dù đã có thư ý định, để ngoài bảng và ghi vào Khối 8 như một giả định. Lập dự báo dựa trên tiền chưa ký là cách nhanh nhất để mất khả năng trả lương, vì vòng gọi vốn trượt lịch là chuyện bình thường.

Chi bắt buộc — lấy từ hợp đồng và lịch, không ước lượng

Lương lấy theo bảng lương và đúng ngày trả thực tế. Đây là chỗ hay sai vì nhiều công ty lập bảng theo tháng rồi chia đều cho 4 tuần, trong khi thực tế lương ra khỏi tài khoản trong đúng một ngày. Chia đều làm biến mất chính cái hố sâu nhất mà bảng này sinh ra để phát hiện. Tương tự với tiền thuê trả theo quý, bảo hiểm, và các khoản nộp theo kỳ kê khai: ghi nguyên cục vào đúng tuần phát sinh.

Chia chi thành ba nhóm theo mức độ cắt được

Việc tách C1, C2, C3 không phải để bảng đẹp mà để khi phát hiện tuần âm tiền, bạn biết ngay còn bao nhiêu dư địa. Nhìn vào tuần có vấn đề, cộng C3 lại là ra số tiền có thể dời ngay trong tuần mà không cần xin phép ai. Cộng thêm C2 là ra số tiền có thể xoay nếu chấp nhận đi đàm phán. C1 thì gần như cố định — và nếu C1 một tuần đã lớn hơn tiền đang có thì vấn đề không còn là dự báo nữa.

Ví dụ 1: công ty vẫn lãi nhưng tuần 6 âm tiền

Đọc bảng này. Công ty không lỗ: trong tám tuần thu 2.820, chi 4.380, nhưng phần lớn chênh lệch là do khoản phải thu lớn 880 chưa về chứ không phải do kinh doanh. Trên bảng lãi lỗ cùng kỳ, doanh thu đã được ghi nhận đủ và công ty vẫn có lãi. Trên bảng này, tuần 6 âm 50.

Nguyên nhân nằm ở Khối 7. Khoản 880 là của một khách lớn, hạn hợp đồng rơi vào tuần 5. Nhưng sáu tháng qua khách này luôn trả trễ khoảng hai tuần, nên khi điền đúng quy tắc "tuần tiền về thật", nó bị đẩy sang tuần 7 — sau kỳ lương tuần 6. Nếu người lập bảng xếp nó vào tuần 5 theo hạn hợp đồng, tuần 6 sẽ hiện ra dương 830 và không ai thấy vấn đề gì.

Cảnh báo phải bật từ tuần 5, không phải tuần 6. Cuối tuần 5 còn 690, chỉ dư 90 so với ngưỡng 600. Đó mới là tín hiệu đầu tiên. Đợi tới khi cột (E) chuyển sang số âm thì đã mất một tuần trong quỹ thời gian xử lý.

Ba đòn bẩy, tính bằng số. Để tuần 6 không âm cần thêm 50. Để giữ đúng ngưỡng 600 cần thêm 650. Đòn bẩy một: đàm phán khách lớn ứng trước một phần, giả sử 300 về trong tuần 5. Đòn bẩy hai: dời khoản marketing 180 nằm trong nhóm C3 của tuần 6 sang tuần 7 — quyết định trong nội bộ, không cần xin ai. Hai đòn bẩy này cộng lại đưa tiền cuối tuần 6 từ −50 lên 430: hết âm, nhưng vẫn dưới ngưỡng. Đòn bẩy ba là đăng ký sẵn hạn mức thấu chi 500 tại ngân hàng để làm lớp đệm.

Điểm mấu chốt: cả ba đòn bẩy đều cần thời gian. Nhìn thấy từ hôm nay, tức trước sáu tuần, thì cả ba đều dùng được. Nhìn thấy vào đúng sáng thứ Hai tuần 6 thì chỉ còn cửa vay nóng với lãi suất mà không ai muốn ký.

Ví dụ 2: startup vừa nhận vốn, runway thật ngắn hơn phép chia đơn giản

Cách tính runway phổ biến là lấy tiền đang có chia cho mức đốt tiền thuần mỗi tháng. Phép chia đó giả định mọi khoản chi đều đặn như nhau, và đó chính là chỗ nó sai nhiều nhất — đặc biệt trong ba tháng ngay sau khi tiền vốn về, vì đó là lúc dồn nhiều khoản chi một lần nhất.

Chênh lệch gần sáu tháng, và nó không đến từ việc công ty tiêu hoang. Bốn khoản trên đều là khoản hợp lý, thậm chí ba trong bốn khoản là việc phải làm ngay sau khi gọi vốn xong. Vấn đề chỉ là phép chia đơn giản không nhìn thấy chúng, nên kế hoạch gọi vốn vòng tiếp theo bị lùi lại sáu tháng so với thời điểm đáng ra phải bắt đầu.

Hai quyết định mà bản dự báo này cho phép ra sớm. Thứ nhất, xem lại khoản trả trước 12 tháng hạ tầng ở tuần 4: chiết khấu nhận được có lớn hơn giá trị của việc giữ 900 triệu trong tài khoản thêm một năm hay không — với một công ty còn dưới 12 tháng runway, câu trả lời thường là không. Thứ hai, và quan trọng hơn: vòng gọi vốn tiếp theo nên bắt đầu từ tháng thứ 3 chứ không phải tháng thứ 9, vì một vòng thường mất từ 4 đến 6 tháng kể từ buổi gặp đầu tiên tới lúc tiền về.

Nhịp cập nhật hằng tuần và cách chấm độ chính xác của chính bản dự báo

Bản 13 tuần chỉ có giá trị nếu nó lăn. Mỗi tuần, tuần vừa qua được thay bằng số thực tế, và một tuần mới được thêm vào cuối để bảng luôn nhìn đủ 13 tuần về phía trước. Bảng lập một lần rồi để đó sẽ sai dần và sau một tháng thì không ai tin nữa.

• Chọn một ngày cố định trong tuần và không đổi. Sáng thứ Ba thường hợp lý vì đã có số liệu chốt của tuần trước. Cố định ngày quan trọng hơn chọn ngày nào.
• Điền số thực tế của tuần vừa qua vào cột riêng, cạnh cột dự báo. Giữ lại cả hai, đừng ghi đè con số đã dự báo — bạn cần nó để chấm sai lệch.
• Tính sai lệch và ghi nguyên nhân vào Khối 8. Sai lệch dưới 10% là bình thường. Trên 20% nhiều tuần liên tiếp nghĩa là một giả định đang sai có hệ thống, thường là số ngày trễ trung bình của một nhóm khách.
• Cập nhật Khối 7 trước khi cập nhật Khối 3. Khoản phải thu là nguồn của dòng thu, không phải ngược lại. Sửa dòng thu mà không sửa phụ lục là cách bảng bắt đầu nói dối.
• Thêm tuần thứ 13 mới ở cuối. Tuần xa nhất luôn thô nhất, và nó có 12 tuần để được làm mịn dần trước khi tới lượt.
• Đọc cột (F) từ trái sang phải và dừng ở ô âm đầu tiên. Đó là tuần bạn phải xử lý, không phải tuần có số âm lớn nhất.

Chấm độ chính xác là việc bắt buộc, không phải việc làm thêm. Sau sáu đến tám tuần, bạn sẽ biết bản dự báo của mình thường lệch bao nhiêu và lệch về phía nào. Đội nào cũng có xu hướng lạc quan ở dòng thu trong vài tháng đầu; biết mình đang lạc quan 15% thì có thể tự trừ đi trước khi ra quyết định. Đó là giá trị lớn nhất của việc lưu lại cả cột dự báo lẫn cột thực tế.

Ai lập bảng cũng quan trọng. Nếu kế toán lập một mình, dòng thu thường bị ghi theo hạn hợp đồng vì đó là thứ trên chứng từ. Nếu đội bán hàng lập một mình, dòng thu thường lạc quan. Cách làm hiệu quả nhất tôi thấy: kế toán giữ Khối 2 tới Khối 6, đội bán hàng chịu trách nhiệm cột "tuần tiền về thật" và cột độ tin cậy trong Khối 7, CEO duyệt Khối 8. Ba người, ba phần, cùng một bảng.

Case thật: kỳ hạn thanh toán mới là thứ giết dòng tiền

Trong các công ty tôi từng tham gia, gần như mọi khủng hoảng dòng tiền đều bắt nguồn từ cùng một chỗ: doanh thu tốt, nhưng tiền về chậm hơn tiền ra.

Vua Cua, chuỗi nhà hàng nơi tôi là thành viên HĐQT, gặp đúng cơ chế này. Kênh bán cho doanh nghiệp qua BigC có kỳ hạn thanh toán từ 30 đến 60 ngày — nhìn trên báo cáo thì đó là doanh thu tốt, nhưng chính kỳ hạn đó rút cạn dòng tiền. Đây là cơ chế cụ thể buộc công ty phải chuyển mô hình sang nhượng quyền, chứ không phải vì sản phẩm kém. Trước khi tôi tham gia, công ty lỗ liên tục từ 2020 đến 2023, nợ vượt khả năng trả. Sau tái cấu trúc, dòng tiền dương trở lại đủ để trả nợ.

TesTalents, nền tảng test năng lực tuyển dụng nơi tôi ngồi HĐQT, có 100% doanh thu ban đầu từ các dự án tuyển dụng thuê ngoài với kỳ thanh toán 60 đến 90 ngày. Hệ quả: founder phải vay lãi cao hằng năm chỉ để lấp khoảng trống giữa lúc trả lương và lúc khách trả tiền, và mỗi lần vay như vậy là mất thêm cổ phần. Cách xử lý không phải là bỏ mảng cũ mà là giữ nguyên nó và dồn nguồn lực xây sản phẩm phần mềm thu tiền trước. Khi 50 tập đoàn lớn bắt đầu trả tiền trước để mua khối tài khoản, dòng tiền dư ra đủ để trả hết khoản nợ lãi cao ngay trong năm đó.

ViVi Digital, công ty tôi đồng sáng lập, thì học bài này theo cách đắt nhất. Bốn tháng sau khi thành lập, làm việc 12 tiếng mỗi ngày, một đồng sáng lập bị loét dạ dày quanh mỗi kỳ trả lương. Có lần tiền cọc của khách về ở phút thứ 89, ngay trước hạn trả lương khi trong tài khoản không còn tiền mặt. Đó là lần vấp đầu tiên của tôi trong kinh doanh, lúc đó tôi 25 tuổi. Một bảng 13 tuần sẽ không làm khách trả sớm hơn, nhưng nó cho biết trước bốn đến sáu tuần rằng cái phút thứ 89 đó đang tới.

5 lỗi hay gặp khi tự lập dự báo dòng tiền 13 tuần

Câu Hỏi Thường Gặp

Hải H Nguyễn

Forbes 30 Under 30 Asia 2017 · Founder BeginGuru

14 năm kinh nghiệm gọi vốn thực chiến, hơn 26.000 giờ làm việc với founders, BOD 06 công ty ở Việt Nam và Mỹ. Từng trải qua khủng hoảng dòng tiền gần phá sản tại ViVi Digital — lần vấp đầu tiên trong kinh doanh, năm 25 tuổi.